ការអនុវត្តល្អបំផុតសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារនៅក្នុងប្រព័ន្

ការគ្រប់គ្រងឯកសារជាច្រើនកំណែគឺជាបញ្ហាប្រឈមទូទៅនៅក្នុងបរិយាកាសអាជីវកម្មដែលមានល្បឿនលឿននាពេលបច្ចុប្បន្ននេះ។ ការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារគឺចាំបាច់សម្រាប់ការថែរក្សាអង្គភាព ការពារកំហុស និងធានាភាពស៊ីសង្វាក់គ្នាក្នុងក្រុម។



សារៈសំខាន់នៃការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារ 
ការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារមានសារៈសំខាន់ណាស់សម្រាប់ការគ្រប់គ្រងវ បញ្ជីទូរសារ ដ្តជីវិតនៃឯកសារ តាមដានការផ្លាស់ប្តូរ និងជៀសវាងការភាន់ច្រលំដែលបណ្តាលមកពីកំណែច្រើននៃឯកសារដូចគ្នា។ ការអនុវត្តការគ្រប់គ្រងកំណែដែលមានប្រសិទ្ធភាពក៏អាចជួយឱ្យអង្គការបំពេញតាមតម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិ និងការពារព័ត៌មានរសើបផងដែរ។



ការអនុវត្តល្អបំផុតសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារនៅក្នុង DMS

ការអនុវត្តការអនុវត្តល្អបំផុតខាងក្រោម សម្រាប់ការគ្រប់គ្រងកំណែឯកសារ នៅក្នុង DMS ដូចជា Folderit អាចជួយឱ្យស្ថាប័នបង្កើនប្រសិទ្ធភាពដំណើរការគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់ពួកគេ៖



បង្កើតអនុសញ្ញានៃការដាក់ឈ្មោះច្បាស់លាស់

ការបង្កើត អនុសញ្ញានៃការដាក់ឈ្មោះតាមស្តង់ដារ n សម្រាប់កំណែឯកសារគឺមានសារៈសំខាន់សម្រាប់ការថែរក្សាអង្គការ និងការពារការភាន់ច្រលំ។ គ្រោងការណ៍ដាក់ឈ្មោះស្របអាចរួមបញ្ចូលធាតុដូចជាចំណងជើងឯកសារ លេខកំណែ និងកាលបរិច្ឆេទនៃការបង្កើត ឬការកែប្រែ។ ភាពស៊ីសង្វាក់គ្នានេះធ្វើឱ្យវាកាន់តែងាយស្រួលសម្រាប់សមាជិកក្រុមក្នុងការកំណត់ទីតាំង និងកំណត់អត្តសញ្ញាណកំណែត្រឹមត្រូវនៃឯកសារ។





កំណត់ការចូលប្រើការកែសម្រួល

ដើម្បីធានាថាការកែសម្រួលឯកសារត្រូវបានធ្វើឡើងដោយបុគ្គលិកដែលមានការអនុញ្ញាតតែប៉ុណ្ណោះ វាចាំបាច់ក្នុងការកំណត់ការចូលប្រើការកែសម្រួលចំពោះសមាជិកក្រុមជាក់លាក់។ DMS របស់ Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកកំណត់ការអនុញ្ញាតផ្ទាល់ខ្លួន ដោយធានាថាមានតែអ្នកដែលមានសិទ្ធិចូលប្រើប្រាស់សមរម្យប៉ុណ្ណោះដែលអាចកែប្រែឯកសារបាន។



តាមដានការផ្លាស់ប្តូរ និងរក្សាប្រវត្តិកែសម្រួល

ប្រវត្តិកែសម្រួលដ៏ទូលំទូលាយគឺមានសារៈសំខាន់សម្រាប់ការតាមដានការផ្លាស់ប្តូរ និងកំណត់អត្តសញ្ញាណប្រភពនៃភាពខុសគ្នាណាមួយនៅក្នុងឯកសារ។ DMS របស់ Folderit រក្សា ប្រវត្តិកំណែ ដោយស្វ័យប្រវត្តិ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកមើលនៅពេលដែលការផ្លាស់ប្តូរត្រូវបានធ្វើឡើង និងដោយអ្នកណា។ មុខងារនេះធានាថាអ្នកអាចកំណត់អត្តសញ្ញាណបានយ៉ាងឆាប់រហ័ស និងដោះស្រាយបញ្ហា ឬភាពខុសគ្នាណាមួយ។



អនុវត្តដំណើរការពិនិត្យ និងអនុម័ត

ការបង្កើតដំណើរការពិនិត្យ និងអនុម័តសម្រាប់ការកែសម្រួលឯកសារអាចជួយរក្សាភាពស៊ីសង្វាក់គ្នា និងភាពត្រឹមត្រូវតាមកំណែផ្សេងៗគ្នា។ DMS របស់ Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើត លំហូរការងារការយល់ព្រមផ្ទាល់ខ្លួន ដោយធានាថាការផ្លាស់ប្តូរទាំងអស់ត្រូវបានពិនិត្យ និងអនុម័តដោយសមាជិកក្រុមសមស្រប មុនពេលពួកគេក្លាយជាផ្នែកនៃឯកសារផ្លូវការ។